秘书职责：
1. 商务用餐管理:合作外宾来访工作商务盒饭安排,总裁
商务宴请中外客户,围餐菜品审核、就餐包房环境卫生管理,以及菜品烹饪上菜监管,保障高质量
商务宴请,工作期间主要联合餐厅退出常州本土菜色,天目湖鱼头汤备受好评各项安全保障。
2. 行政类采购:工作期间完成了在常州工厂员工宿舍楼引入便利店(好客士);常州工厂15万平
方面积的厂区四害消杀供应商选取;常州工厂员工宿舍楼6层每层22个宿舍的甲醛净化处理供应
商选定;厂区生活垃圾清运年度合作供应商选定;宿舍楼自助洗衣机合作引入;厂区1万平方室外
绿植养护以及室内绿植租赁供应商选取;各项合作合同的起草以及签订。
3. 通勤班车管理:公司外租宿舍至工厂的班车车辆通勤车辆安排,节假日加班车辆变动安排,公
司部门年会接送车辆安排,年底放假工厂安排车辆从工厂送至地铁站规划安排。
4. 合同印章管理:行政服务类纸质合同的归档储存,电子档合同云端记录管理,监控合同存续时
间,及时续签或者寻找新合作供应商;公司工会印章管理,工会各项红头文件存档管理。
5. 服务保障:厂区5S环境监控管理,及时联系安排修正;厂区车间、室外、宿舍楼四
海消杀月度安排以及;厂区绿化环境监控,树枝修剪、草坪修剪、雪天防冻养护安排;厂区小卖部、
自助贩卖机、自助洗衣机等供应商合作盈利性活动的价格以及服务监管;办公文具的入库补充,入
库台账的电子数据记录;文娱活动室(台球室、乒乓球室)管理与保障支持。
6. 宿舍搬迁项目:公司自建宿舍楼内甲醛净化选定,经过过程跟进,结果验收;员工宿舍内晾衣
架、纸巾盒、扫把、垃圾桶等生活物资的采购验收与布置;员工出差宿舍被褥、洗发水、拖鞋等生
活物资采购验收与布置;宿舍内床架、桌椅、柜子等验收工作;外宿宿舍员工人数确定、安排大巴
车保障人员和行李的运送;保障了800人的宿舍搬迁在2天完美搬迁。
商务职责：
1. 总监日程管理:对接总监每日会议议程,各项公司重要会议组织;统筹会议,会议议程推进
自己会议纪要的记录;大型会议参会人员餐食准备保障。
2. 公司文化项目:汇川集团成立20周年公司氛围布置,包括采定分发布置,周年庆联合公司外
包餐厅进行周年庆当日菜品升级计划,统筹汇川20周年庆典当日汇川常州工厂员工大屏观看总裁
直播演讲安排。
3. 公司氛围活动:连同公司HRBP组织部门员工关怀类活动,a.2023年国庆中秋常州工厂与苏
州工厂对一线工人加班的为期三天的关怀慰问活动,由总监主导带领值班经理对一线员工发放慰问
品,工作主要为慰问品的品种数目确定与采购,安排假期值班经理,确定发放方式等。
4. 总监来宾接待:总监客户的来访安排,会议室、车辆、茶水、餐食准备,接待过(BMW、JLR等客户)
5. 公司工会管理:汇川新能源汽车技术(常州)有限公司工会的注册成立,员工代表大会的召开
组织,各项工会活动的管理开展安排,以及各项公司红头文件的管理与发布,23年底联合高新区
总工会举办了春节常州书法家送春联下公司活动。
6. 工作环境管理:办公区域及会议室5S管理,保障员工工作及会议环境的整洁卫生,保障会议
室得到最大化利用。

1. 物流运输:熟悉物流运输的进程,接货、中转、配送、破损理赔。
2. 部门办公保障:部门办公用品以及快递工作的耗材月度的采购补充以及储存分发管理;办
公电脑打印机等异常安排维修;部门空调、电灯等异常维修安排处理。
3. 费用管理:部门水电费、停车费的缴纳与报销;部门经营向税务局缴纳税款等财务工作;
部门月度营业额跟踪,对于月结客户月初开具发票邮寄,月末催促应收回款,保障每月部
门应收以及收入达标。
4. 人员管理:快递配送工作范围安排,根据区域到达货量分配安排人员;制定排班表针对部
门快递员到货卸车,出货装车,将部门30个快递员分为三组并设立小组长互相监督并培
养集体荣誉感,提高工作效率;部门快递员人数监控,针对淡旺季人员的入离职做好准备,
及时做好预备补充人员安排;每日早会对于员工重点工作的安排与布置。
5. 员工关怀:对于一线工作的快递员,关注其身体健康,炎热夏天采购冷饮、盐汽水等,以
及藿香正气水等应急物品,预防中暑,配备医药箱保证员工,轻伤及时处理;
6. 数据量化日常工作,每日快递量导出监控,实时出库率,妥投,每个快递员收获送货量监
控,用数据查看工作效率。
7. 重大项目:2020年底常州转运中心爆仓,每天加班加点为客户找货提货,部门工作电话
一度处于占线状态,电话不停不断安抚客户并安排联系同事找货送货;2021年“双十一”
部门网点到货量暴增,及时安排部署人员,安排快递互相支持送货,来电客户及时安抚情
绪并加急安排配送,一线支援拣货分货。